Kurumsal web sitesi yaptırırken kontrol listesi: teklif öncesi sorular

Kurumsal web sitesi yaptırırken önce sitenin hangi işi göreceğini, içeriği kimin ve nasıl güncelleyeceğini, alan adının, kodun ve verinin kime ait olacağını netleştirmek gerekir. Çok dil, hız, erişilebilirlik, KVKK ve çerez uyumu ile bakım sorumluluğu da tasarım konuşulmadan önce yazılı hale gelmelidir. Bu kontrol listesi, teklif toplamadan önce kurum içinde yanıtlanması gereken soruları sırasıyla ele alıyor.

Kurumsal web sitesinin hedefi nasıl belirlenir?

Bir web sitesi projesinin en sık yapılan hatası, işe renklerden ve örnek sitelerden başlamaktır. Oysa tasarım, hedefin görsel karşılığıdır; hedef belirsizse tasarım da tartışmaya açık kalır ve proje beğeni turlarında uzar. İlk toplantıda sorulması gereken soru basittir: Bu site yayına girdikten sonra hangi işi bugünkünden daha iyi yapacak?

Bir dernek için bu iş yeni üye kazanmak ve aidat sorularını azaltmak olabilir. Bir dergi ya da kongre için yazarların ve katılımcıların başvuru kurallarını tek seferde bulabilmesi, bir KOBİ için ise doğru müşterinin teklif formunu doldurması olabilir. Hedef ne kadar somut olursa sayfa yapısı, menü ve içerik önceliği o kadar kolay belirlenir.

Hedefi yazarken aşağıdaki soruları kurum içinde birlikte yanıtlamak, sonradan çıkacak anlaşmazlıkların çoğunu önler.

• Siteyi en çok kimler ziyaret edecek ve bu kişiler hangi bilgiyi arayarak gelecek?
• Ziyaretçinin sitede tamamlamasını istediğimiz bir eylem var mı: başvuru, kayıt, iletişim formu ya da belge indirme gibi?
• Bugün telefonla ya da e-postayla en sık sorulan sorular hangileri ve bunların yanıtı sitede nerede duracak?
• Sitenin başarılı olduğunu hangi gözlemle anlayacağız: daha az tekrar eden soru, daha çok başvuru ya da daha düzenli bilgi akışı gibi?
• Sitede yalnızca tanıtım mı olacak, yoksa üyelik, ödeme ya da başvuru gibi bir sistemle mi bağlantılı çalışacak?

İçerik yönetimi nasıl olmalı?

Kurumsal bir sitenin ömrü boyunca harcanan emeğin büyük kısmı tasarıma değil içeriğe gider. Duyurular, etkinlikler, ekip değişiklikleri, belgeler ve sık sorulan sorular sürekli güncellenir. Bu nedenle içerik yönetim panelinin, teknik bilgisi olmayan bir çalışanın tek başına kullanabileceği kadar sade olması gerekir.

Panelde hangi alanların düzenlenebileceği teklif aşamasında açıkça listelenmelidir. Yalnızca haber eklenebilen, ama ana sayfa bölümleri, menüler ya da alt bilgi için her seferinde ajansa yazılan bir yapı, kısa sürede kurumun önünde bir darboğaza dönüşür. Sayfaların blok tabanlı kurgulanması, yani metin, görsel, belge listesi ve sık sorulan sorular gibi hazır parçaların sırasının değiştirilebilmesi, tasarım bütünlüğünü bozmadan esneklik sağlar.

Birden fazla kişinin içerik girdiği kurumlarda rol ve onay akışı da önemlidir. Bir birim taslak hazırlarken yayını başka birinin onaylaması, yapılan değişikliklerin kim tarafından ve ne zaman yapıldığının görülebilmesi ve gerektiğinde önceki sürüme dönülebilmesi, kurumsal sitede hatalı bilginin yayında kalma süresini kısaltır.

Çok dilli bir site için nelere dikkat edilmeli?

Uluslararası iş birliği yapan dernekler, akademik dergiler, kongreler ve ihracat yapan şirketler için ikinci dil çoğu zaman bir zorunluluktur. Burada ilk karar, her dilin kendi adresine sahip olmasıdır. Aynı adreste dilin yalnızca tarayıcı ayarına göre değiştiği yapılar, hem ziyaretçiyi şaşırtır hem de arama motorlarının o dildeki sayfayı doğru dizine eklemesini zorlaştırır.

İkinci karar, çevirinin kim tarafından ve hangi akışla yapılacağıdır. Otomatik çeviri taslak için yardımcı olabilir, ancak kurumsal metinlerde terminoloji, unvanlar ve resmi adlar mutlaka bir insan tarafından gözden geçirilmelidir. İçerik panelinde her alanın Türkçe ve yabancı dil karşılığının yan yana girilebilmesi, eksik çevirinin hangi sayfada kaldığını görmek açısından da işe yarar.

Dil değiştirici, ziyaretçiyi ana sayfaya değil, bulunduğu sayfanın diğer dildeki karşılığına götürmelidir. Sayfaların birbirinin çevirisi olduğunu arama motorlarına bildiren dil işaretlemesi de teklifte ayrıca yer almalıdır; bu ayrıntı sonradan eklendiğinde çoğu zaman bütün sayfaların yeniden elden geçirilmesini gerektirir.

Hız ve teknik altyapı neden ilk günden konuşulmalı?

Yavaş açılan bir site, ne kadar iyi tasarlanmış olursa olsun ziyaretçiyi kaybeder. Özellikle mobil bağlantılarda büyük görseller, gereksiz betikler ve her sayfada yeniden yüklenen yazı tipleri, ilk izlenimi saniyeler içinde bozar. Hız sonradan yapılan bir iyileştirme değil, mimari bir karardır.

Teklif aşamasında görsellerin otomatik olarak küçültülüp modern biçimlere dönüştürülüp dönüştürülmediği, sayfaların sunucuda hazırlanıp hazırlanmadığı ve sitenin hangi ortamda barındırılacağı sorulmalıdır. Paylaşımlı ve yoğun bir sunucuda çalışan bir site ile kendi kaynakları ayrılmış bir yapı arasındaki fark, yoğun dönemlerde, örneğin bir başvuru ya da kayıt döneminin son gününde, belirgin biçimde hissedilir.

Hızın ölçülebilir olması da önemlidir. Yayına çıkmadan önce mobil ve masaüstünde sayfa yükleme süresinin ölçülmesini ve bu ölçümün teslim belgesine eklenmesini istemek, «hızlı olacak» sözünü somut bir kabul ölçütüne dönüştürür.

Erişilebilirlik ve KVKK uyumu nasıl ele alınır?

Erişilebilirlik, sitenin görme, işitme, hareket ya da bilişsel farklılığı olan kişiler tarafından da kullanılabilmesidir. Uluslararası ölçüt WCAG'dir ve kurumsal sitelerde genellikle AA düzeyi hedeflenir. Yeterli renk kontrastı, klavyeyle gezinilebilen menüler, görsellerde alternatif metin ve etiketli form alanları, tasarım aşamasında düşünüldüğünde ek maliyet yaratmaz; sonradan eklendiğinde ise çoğu bileşenin yeniden yapılmasını gerektirir.

Kişisel veri işleyen her form KVKK açısından değerlendirilmelidir. İletişim, başvuru ve bülten formlarında yalnızca gerçekten gereken bilgilerin istenmesi, aydınlatma metninin formun yanında erişilebilir olması ve açık rıza gereken durumlarda onayın ayrı ve kaydı tutulur biçimde alınması temel beklentilerdir. Zorunlu olmayan çerezler için ziyaretçiye gerçek bir seçim sunan bir çerez tercih penceresi de bu kapsamdadır.

Bu başlıklar hukuki değerlendirme gerektirir ve bir web ajansının teklifi hukuki danışmanlığın yerini tutmaz. Kurumun kendi hukuk danışmanıyla metinleri netleştirmesi, güncel yükümlülükleri ise Kişisel Verileri Koruma Kurumu'nun resmi kaynaklarından kontrol etmesi en sağlıklı yoldur. Ajanstan beklenen, bu kararların teknik olarak doğru uygulanmasıdır.

İyi bir kurumsal site, yayına çıktığı gün değil, kurum onu kendi başına güncelleyebildiği gün tamamlanmış sayılır.

Bakım, güvenlik ve sahiplik kime ait olmalı?

Yayına çıkan bir site, güncelleme ve izleme gerektiren canlı bir sistemdir. Yazılım bileşenlerinin güvenlik güncellemeleri, düzenli yedekleme, sertifika yenileme ve kesinti durumunda kimin ne kadar sürede müdahale edeceği yazılı olarak belirlenmezse, bu işler ilk sorun yaşanana kadar kimsenin sorumluluğunda değildir.

Sahiplik konusu ise çoğu zaman ancak ajans değiştirilmek istendiğinde gündeme gelir. Alan adının ajansın değil kurumun adına kayıtlı olması, yönetim paneline ve barındırma hesabına kurumun da erişebilmesi ve sitenin kaynak dosyalarının teslim edilebilir olması, kurumun ileride özgürce karar verebilmesinin ön koşuludur. Sözleşmede aşağıdaki maddelerin açıkça yer alması önerilir.

• Alan adı kurumun adına kayıtlıdır ve yenileme sorumluluğunun kimde olduğu bellidir.
• Kurum, yönetim panelinde en az bir tam yetkili hesaba ve barındırma ortamına erişime sahiptir.
• Sitenin kaynak dosyaları ve içerik verisi, talep edildiğinde makul bir sürede teslim edilir.
• Yedeklerin ne sıklıkla alındığı, nerede saklandığı ve geri yüklemenin nasıl test edildiği yazılıdır.
• Güvenlik güncellemeleri ve kesinti müdahalesi için yanıt süreleri tanımlanmıştır.
• Bakım kapsamına neyin girdiği ve neyin yeni iş sayılacağı örneklerle açıklanmıştır.

Güvenlik tarafında da birkaç temel beklenti vardır. Sitenin yalnızca şifreli bağlantı üzerinden açılması, yönetim paneline giriş için güçlü parola kuralları ve mümkünse iki adımlı doğrulama, başarısız giriş denemelerinin sınırlandırılması ve formlara otomatik spam gönderimine karşı koruma eklenmesi, kurumsal bir site için artık standart sayılmalıdır. Panel hesaplarının kişiye özel açılması, ortak tek bir parolanın birimler arasında dolaşmasından çok daha güvenlidir; bir çalışan ayrıldığında yalnızca onun hesabını kapatmak yeterli olur.

Bakım bütçesi de bu noktada gerçekçi düşünülmelidir. Yapım bedeli tek seferlik bir harcamadır, ancak sitenin güvenli ve güncel kalması yıllara yayılan bir emektir. Teklifleri karşılaştırırken yalnızca yapım bedeline değil, ilk birkaç yılın toplam maliyetine bakmak, ilk bakışta ucuz görünen ama her küçük değişikliği ayrıca fiyatlayan yapıları ayırt etmeyi kolaylaştırır.

Sık sorulan sorular

Hazır tema ile özel tasarım arasında nasıl seçim yapılır?

İçeriği az, hedefi yalnızca tanıtım olan küçük bir yapı için iyi seçilmiş bir hazır tema yeterli olabilir. Kurumun özgün bir iş akışı, çok dilli yapısı ya da başka bir sistemle bağlantısı varsa, temaya uydurulmaya çalışılan çözümler zamanla daha pahalıya gelir. Karar, görünümden çok sitenin yapacağı işe göre verilmelidir.

Kurumsal bir web sitesinin yapımı ne kadar sürer?

Süreyi belirleyen en büyük etken çoğu zaman yazılım değil, içeriğin hazır olup olmadığıdır. Metinleri, görselleri ve onay sürecini önceden planlayan kurumlarda proje öngörülebilir ilerler. Teklif alırken takvimin hangi adımda kurumdan içerik ya da onay beklediğinin açıkça yazılmasını isteyin.

Siteyi daha sonra başka bir firmaya taşıyabilir miyiz?

Alan adı kurum adına kayıtlıysa, barındırma erişimi kurumdaysa ve kaynak dosyalarla içerik verisinin teslimi sözleşmede yer alıyorsa taşıma mümkündür. Bu maddeler baştan konuşulmadıysa taşıma, içeriğin elle yeniden girilmesine kadar uzanan pahalı bir işe dönüşebilir.

Erişilebilirlik yalnızca kamu kurumları için mi gereklidir?

Hayır. Yükümlülüklerin kapsamı kurum türüne göre değişebilir ve güncel durumu resmi kaynaklardan kontrol etmek gerekir; ancak erişilebilir bir site herkes için daha kullanışlıdır. Net başlıklar, okunaklı kontrast ve anlaşılır formlar, engel durumundan bağımsız olarak bütün ziyaretçilerin işini kolaylaştırır.

Bu kontrol listesi nasıl kullanılmalı?

Listedeki soruları teklif istemeden önce kurum içinde yanıtlamak, gelen teklifleri aynı ölçütle karşılaştırmayı ve sözleşmeye neyin yazılacağını netleştirmeyi sağlar. Fiyat farklarının çoğu, aslında kapsam farkıdır ve bu sorular o farkı görünür kılar. Bir Web Ajans olarak kurumsal web sitelerini içerik yönetimi, çok dil ve bakım planıyla birlikte, kurumun kendi başına sürdürebileceği biçimde kuruyoruz.