Dergi indeksleme hazırlığı: uluslararası indekslere başvuru rehberi

Uluslararası indekslere başvuruya hazırlık; yazılı yayın etiği politikaları, kesintisiz ve düzenli bir yayın takvimi, her makale için eksiksiz ve tutarlı meta veri, JATS gibi standart biçimlerde dışa aktarım ve DOAJ gibi indekslerin açıkça yayımladığı ölçütlerin karşılanmasından oluşur. İndeks kuruluşları bir derginin tek bir sayısına değil, birkaç yıllık yayın geçmişine ve bu geçmişin ne kadar istikrarlı olduğuna bakar. Bu yüzden hazırlık, başvuru formunu doldurmaktan çok önce başlar.

İndekslemeye hazırlık neden başvurudan çok önce başlar?

İndeks başvurusu, derginin geçmişte ne yaptığının belgelenmesidir. Değerlendiriciler yayımlanmış sayılara, hakemlik sürecinin izlerine, yayın kurulunun yapısına, yazarların çeşitliliğine ve sitede yazılı politikalara bakar. Başvurudan birkaç hafta önce yapılan düzenlemeler, geçmiş sayılardaki tutarsızlıkları gizleyemez.

Her indeksin kendi ölçütleri vardır ve bu ölçütler zaman içinde güncellenir. Bu nedenle hedeflediğiniz indeksin güncel başvuru koşullarını kendi resmi sayfasından okumak ve derginizi bu listeye göre gözden geçirmek ilk adım olmalıdır. Bu yazıdaki öneriler, indekslerin çoğunda ortak olan temel beklentileri özetliyor.

Başvuru reddedildiğinde çoğu indeks, yeniden başvuru için belirli bir süre bekleme şartı koyar. Hazır olmadan yapılan bir başvuru, derginin indekse girişini hızlandırmak yerine geciktirebilir. Hazırlığı bir kontrol listesiyle yürütmek ve her maddeyi kanıtıyla birlikte belgelemek bu riski azaltır.

Hazırlık sürecinde editoryal ekibin tamamının aynı listeye bakması önemlidir. Baş editör, alan editörleri ve teknik sorumlu, her ölçütün kimin sorumluluğunda olduğunu bilmeli ve ilerlemeyi düzenli aralıklarla birlikte gözden geçirmelidir. İndeks hazırlığını tek bir kişinin omzuna yüklemek, o kişi görevden ayrıldığında bütün emeğin kaybolma riskini doğurur.

İndeks başvurusu bir form değil, derginin yıllardır nasıl çalıştığının belgesidir.

Yayın etiği politikaları nasıl hazırlanır?

Yayın etiği, indeks değerlendirmelerinin en önemli bileşenlerinden biridir. Derginin sitesinde, yazarların, hakemlerin ve editörlerin sorumluluklarını tanımlayan açık ve erişilebilir politikalar bulunmalıdır. Bu politikaların yalnızca yazılı olması yetmez; uygulandıklarına dair izler de görünmelidir.

• Hakemlik süreci, kör ya da çift kör olduğu ve kaç hakemin değerlendirme yaptığı belirtilerek açıklanmalıdır.
• İntihal ve benzerlik kontrolünün nasıl yapıldığı ve hangi durumlarda makalenin reddedildiği yazılmalıdır.
• Çıkar çatışması beyanı yazarlar, hakemler ve editörler için ayrı ayrı tanımlanmalıdır.
• Düzeltme, geri çekme ve itiraz süreçlerinin nasıl işlediği açıkça anlatılmalıdır.
• Telif hakkı ve lisans politikası, örneğin kullanılan Creative Commons lisansı, her makalede görünmelidir.
• Yayın ücreti alınıyorsa tutarı ve ne zaman ödendiği, alınmıyorsa bu durum açıkça belirtilmelidir.

Etik kurul onayı gerektiren araştırmalar için derginin beklentisi de yazılı olmalıdır. Hangi çalışmaların onay gerektirdiği, onayın makalede nasıl belirtileceği ve editörün bu bilgiyi nasıl kontrol edeceği tanımlandığında, hem yazarlar hem de değerlendiriciler için tutarlı bir tablo ortaya çıkar.

Politikaların uygulandığını göstermenin en güçlü yolu süreç kayıtlarıdır. Her makale için hakem davetlerinin, hakem raporlarının, editör kararlarının ve revizyon turlarının tarihleriyle birlikte saklanması, bir değerlendirici ya da itiraz durumunda hakemlik sürecinin gerçekten işlediğini kanıtlar. Bu kayıtların e-posta kutularında değil, yayın sisteminde tutulması editör değişikliklerinde de kurumsal hafızanın korunmasını sağlar.

Düzenli yayın neden belirleyicidir?

İndeksler, derginin ilan ettiği yayın sıklığına uyup uymadığına bakar. Yılda iki sayı çıkaracağını duyuran bir derginin sayılarının gecikmesi, birleştirilmesi ya da atlanması, değerlendirmede olumsuz bir işaret olarak görülür. Düzenlilik, derginin editoryal sürecinin işlediğini ve yeterli sayıda nitelikli gönderi aldığını gösterir.

Düzenli yayının en etkili aracı gerçekçi bir takvimdir. Sayı kapanış tarihlerinden geriye doğru hakem değerlendirmesi, revizyon ve üretim süreleri hesaplanmalı; editoryal süre istatistikleri izlenerek darboğazlar erkenden fark edilmelidir. Erken görünüm uygulaması, kabul edilen makalelerin sayı beklemeden yayımlanmasını sağlayarak bu baskıyı azaltır.

Yazar çeşitliliği de düzenliliğin bir parçası olarak değerlendirilir. Makalelerin büyük bölümünün tek bir kurumdan ya da yayın kurulu üyelerinden gelmesi, derginin geniş bir akademik topluluğa hizmet etmediği izlenimini yaratır. Farklı kurumlardan ve mümkünse farklı ülkelerden yazarlara ulaşmak için çağrıları geniş duyurmak gerekir.

Geçmişte yaşanmış gecikmeler varsa bunları gizlemeye çalışmak yerine açıklamak daha doğrudur. Bir sayının neden geciktiğini ve derginin bundan sonra takvime nasıl uyacağını gösteren birkaç düzenli sayı, değerlendiriciler için tek bir açıklamadan çok daha ikna edicidir. Sayıların yayım tarihlerinin sitede ve meta veride doğru görünmesi de bu şeffaflığın bir parçasıdır.

Meta veri ve makale sayfaları nasıl hazırlanmalı?

İndeksler makaleleri meta veri üzerinden tanır. Her makalenin başlığı, yazarları, kurumları, özeti, anahtar kelimeleri, yayın tarihi, cilt ve sayı bilgisi, sayfa aralığı, DOI'si ve lisansı eksiksiz ve tutarlı olmalıdır. Çok dilli yayın yapan dergilerde başlık, özet ve anahtar kelimelerin her dilde ayrı alanlarda tutulması gerekir.

Makale sayfası da bir meta veri kaynağıdır. Google Scholar, makale sayfasındaki citation_ ile başlayan meta etiketlerini okuyarak makaleyi tanır; schema.org işaretlemesi ve site haritası da arama motorlarının makaleyi doğru anlamasına yardım eder. Sayfadaki bilgilerin PDF ile birebir örtüşmesi ve PDF'in doğrudan erişilebilir olması önemlidir.

Yazar adlarının tutarlılığı sık atlanan bir konudur. Aynı yazarın farklı sayılarda farklı yazımlarla yer alması, indekslerde ayrı kişiler olarak görünmesine yol açar. ORCID kimliklerinin toplanması ve makale sayfasında gösterilmesi bu sorunu büyük ölçüde çözer.

Derginin kendisine ait bilgiler de aynı özeni ister. Derginin tam adı, kısaltması, basılı ve elektronik ISSN numaraları, yayıncı kuruluş, yayın sıklığı ve iletişim bilgileri sitenin her yerinde, PDF'lerde ve dışa aktarılan dosyalarda aynı biçimde yer almalıdır. Bu künye bilgisindeki küçük farklılıklar, indekslerde derginin iki ayrı kayıt olarak görünmesine kadar varan sorunlara yol açabilir.

JATS nedir ve neden önemlidir?

JATS (Journal Article Tag Suite), dergi makalelerinin yapısını ve meta verisini tanımlayan uluslararası bir XML standardıdır. Makalenin başlığından yazarlarına, bölümlerinden kaynakçasına kadar her öğe belirli etiketlerle işaretlenir. Böylece makale, farklı sistemler arasında anlamını kaybetmeden aktarılabilir.

Bazı indeksler ve arşivler, örneğin PubMed ile ilişkili tam metin arşivleri, makalelerin JATS biçiminde gönderilmesini bekler. Diğer indeksler için zorunlu olmasa bile JATS ile çalışmak, meta verinin yapılandırılmış ve tutarlı olmasını sağlar ve ileride yapılacak başvuruları kolaylaştırır.

JATS dosyalarını her makale için elle hazırlamak uzmanlık ve zaman gerektirir. Meta verinin yayın sisteminde yapılandırılmış biçimde tutulması ve JATS çıktısının bu veriden otomatik üretilmesi, küçük editoryal ekipler için en sürdürülebilir yoldur.

JATS'ın bir yararı da taşınabilirliktir. Makaleleri standart bir biçimde tutan bir dergi, yayın sistemini değiştirdiğinde ya da bir arşive içerik aktardığında verisini yeniden yazmak zorunda kalmaz. Geçmiş sayıların JATS ya da Crossref verisinden içe aktarılabilmesi, yeni bir sisteme geçen dergilerin arşivini kayıpsız taşımasını kolaylaştırır.

DOAJ ölçütlerine nasıl hazırlanılır?

DOAJ, açık erişimli hakemli dergileri listeleyen bir dizindir ve başvuru ölçütlerini açıkça yayımlar. Bu ölçütler, açık erişimli bir dergi için iyi uygulamaların da özeti niteliğindedir; bu yüzden DOAJ'a başvurmayı düşünmeyen dergiler için bile yararlı bir kontrol listesi sunar.

• Derginin bir ISSN numarası olmalı ve bu numara dergi sitesinde görünmelidir.
• Bütün makaleler ambargo olmadan, ücretsiz ve kayıt gerektirmeden okunabilir olmalıdır.
• Amaç ve kapsam, yayın kurulu ve üyelerin kurumları, hakemlik süreci ve yazar yönergeleri sitede yer almalıdır.
• Makalelerin lisansı ve telif hakkının kimde kaldığı açıkça belirtilmelidir.
• Yayın ücreti politikası ve iletişim bilgileri kolayca bulunabilmelidir.
• Makalelerin uzun süreli dijital korunması için bir arşivleme politikası tanımlanmalıdır.

Bu bilgilerin sitede dağınık sayfalarda değil, kolay bulunan ve tutarlı adlandırılmış bir politika bölümünde toplanması değerlendirmeyi kolaylaştırır. Değerlendirici, aradığı politikayı birkaç tıkla bulamıyorsa onu yok sayabilir. Politika metinlerinin derginin yayın dillerinin her birinde bulunması da uluslararası değerlendirme için önemlidir.

DOAJ'a kabul edilen dergiler, makale meta verilerini düzenli olarak dizine iletebilir. Bu iletimin DOAJ'ın beklediği biçimde yayın sisteminden üretilmesi, her sayıdan sonra elle veri girişi yapma ihtiyacını ortadan kaldırır.

Sık sorulan sorular

Yeni bir dergi indekslere ne zaman başvurmalı?

Çoğu indeks belirli bir yayın geçmişi ve belirli sayıda yayımlanmış makale bekler. Kesin koşullar indeksten indekse değiştiği için hedef indeksin güncel ölçütlerini kontrol etmek ve dergi bu ölçütleri kanıtlanabilir biçimde karşıladığında başvurmak en sağlıklı yoldur.

DOI olmadan indekse başvurulabilir mi?

Bazı indeksler DOI'yi zorunlu tutmaz, ancak kalıcı tanımlayıcılar değerlendirmede genellikle olumlu bir işaret olarak görülür. DOI kullanmak, makalelerin atıf takibini ve indeksler arasında eşleştirilmesini de kolaylaştırır.

Yayın kurulunda yabancı üye bulunması gerekli mi?

Uluslararası indeksler genellikle yayın kurulunun derginin kapsamına uygun uzmanlardan oluşmasını ve tek bir kuruma yoğunlaşmamasını bekler. Farklı ülkelerden üyeler uluslararası niteliği güçlendirir; ancak önemli olan, üyelerin gerçekten editoryal sürece katkı vermesidir.

Geçmiş sayılardaki eksik meta veri başvuruyu etkiler mi?

Evet, değerlendiriciler yalnızca son sayılara değil, arşivin bütününe bakabilir. Başvurudan önce geçmiş sayıların meta verisini tamamlamak, yazar adlarını tutarlı hale getirmek ve eksik PDF'leri yüklemek, derginin profesyonel görünümünü güçlendirir.

Başvuru reddedilirse ne yapılmalı?

Ret yazısındaki gerekçeleri tek tek bir eylem listesine dönüştürmek ve her maddenin nasıl giderildiğini belgelemek gerekir. Yeniden başvuru için tanınan bekleme süresi, eksikleri gidermek ve bunların birkaç sayı boyunca uygulandığını göstermek için kullanılmalıdır.

Hazırlığı bir yayın rutini haline getirmek

İndeks hazırlığı, her sayıda tekrarlanan küçük doğru alışkanlıkların toplamıdır: politikaların sitede güncel tutulması, sayıların zamanında çıkması, meta verinin eksiksiz girilmesi ve dışa aktarımların standart biçimlerde üretilmesi. Bu alışkanlıklar yerleştiğinde başvuru, derginin zaten yaptığı işin belgelenmesine dönüşür.

Başvuru sürecinin kendisi ve sonuçları indeks kuruluşlarının kararına bağlıdır; dergi ekibinin elindeki şey hazırlığın kalitesidir. Bir Web Ajans olarak Nova JournalPort'ta her makale için Google Scholar meta etiketleri ve schema.org işaretlemesi ile Crossref, DOAJ, PubMed ve JATS dışa aktarımlarını yayın verisinden üreterek dergilerin bu hazırlığı her sayıda sürdürmesine yardımcı oluyoruz.